E-Mail-Kultur

Ich mag nicht darüber streiten, ob E-Mails nun traditionell mit Kammquoting oder auch a la Outlook und Co. TOFU sein dürfen(*). Allerdings plädiere ich in Zeiten von massiver Zunahme geschäftlicher E-Mails und “Ubiquitous E-Mail” Dank BlackBerry, Palm VersaMail oder iPhone für einen gepflegten Umgang mit Mails.

1. Eine E-Mail sollte kurz und knapp sein. Wird auf eine bestehende E-Mail verwiesen, so ist das Zitat pointiert anzugeben. Mails, die mit dem Satz beginnen “Kümmerst Du Dich?” und dann eine vollständige alte E-Mail enthalten sind einfach nur dumm und unhöflich. Der Empfänger muss nun ohne Notwendigkeit die alte E-Mail durchlesen, um nach 23 Zeilen auf das eigentliche Problem zu stoßen. Auch wenn BlackBerrys noch so ein schickes Drehrrad haben, das Display ist klein, kann aber wenn sich der Absender Mühe gibt alle Informationen auf einen Blick anzeigen.
2. Eine E-Mail ist kein Ersatz für einen Brief, darf aber trotzdem eine Anrede und einen Gruß enthalten. Auch ein sinnvoller Betreff ist anzugeben. Einfach kurz darüber nachdenken, unter welchem Betreff der Empfänger diese Mail später finden kann. Jemand der sich Hauptberuflich mit “Prozess XYZ” beschäftigt, dem sollte man eventuell als Betreff schreiben “XYZ Abweichung in Bereich ABC” und nicht einfach “Prozess XYZ Problem”. Das es sich um XYZ handelt ist für Ihn sehr wahrscheinlich
3. Sinnfreie Zeilen sind wegzulassen, innerhalb der Firma darf auch auf die gesetzlichen Formvorschriften verzichtet werden. Generell sollte auf die sinnfreien Disclamer: “Wenn Sie nicht der Empfänger sind…” verzichtet werden. Das diese rechtlich keinerlei Wirkung zeigen berichtet Kai Mielke von der Zeitschrift c’t http://www.heise.de/ct/08/10/180/.

Gerne wird gerechnet wie viel Arbeitszeit Firmen durch Solitärspielen, Internetsurfen oder ähnliches entgeht. Denkt mal darüber nach viel Arbeitszeit gespart werden könnte, wenn sich ein Absender 20 Sekunden Zeit nimmt eine E-Mail auf das wesentliche zu kürzen, um dann die durchschnittlich 3 Empfänger zu entlasten.

(*) Auch wenn Kammquoting die eindeutig bessere Wahl ist