Präsentationssoftware ist Mist

Im folgenden Betrag möchte ich nicht über die Qualitäten des allumgebenden PowerPoint oder der kostenfreien Alternative OpenOffice Impress herziehen, sondern nahezu in allen Einsatzgebieten von diesem Medium abraten. Es ist eine Illusion, vor allem für den Vortragenden. Es gibt ja reichlich genug Webseiten, Kurse und Bücher, die Grundsätze zu Design und Vortrag mit Präsentationssoftware machen. Erstaunlicherweise wird gegen die überall zu findenden Grundregeln auch von Wissenden verstoßen:

1. Statt großer Schrift und wenigen Stichworten finden sich ganze Zitate oder gar Quellcode wieder
2. Komplexe Diagramme werden auf eine Folie gequetscht
3. Maximal eine Folie pro 2 Minuten wird gerne verdoppelt
4. Die Foliennotizen sind leer oder umfassen drei Worte in einer kompletten Präsentation

Als Ursachen kann ich mir Beispielhaft vorstellen:

1. Der Vortragende ist nicht 100% sicher im Vortragsablauf (in Kardinalfällen sogar in der Materie) und benötigt die Folien selbst zur Orientierung
2. Der Vortragende will seine Kompetenz herausstellen und nicht so sehr Wissen vermitteln
3. Den Stoff kurz und knapp Zielgruppengerecht aufbereiten ist nicht gelungen bzw. die selbe Präsentation wird für verschiedenste Zielgruppen genutzt
4. Die Vorbereitungszeit ist zu knapp bzw. der Vortrag wird vermeintlich nur ein Mal genutzt und so viel Aufwand lohnt nicht

Oftmals muss eine solche Präsentation auch mehrere Zwecke erfüllen: Eye Candy, Lehrstoff, Lehrmaterial, Projektfortschritt, Planungsmaterial, Pinnwandmoderation, Dokumentation, etc. Dies kann auch ein Grund für ein Verstoßen gegen die Grundregeln sein. Wenn der Foliensatz nicht vollständige Definitionen enthält, taugt er als Lehrmaterial nicht. Das Problem dabei, wenn er die Definitionen enthält taugt er nicht mehr als Präsentationsmedium.

Warum denken so wenige Trainer darüber nach ein Lehrmaterial auf Papier anzufertigen und statt die Folien vorzulesen, die Teilnehmer lesen zu lassen? Dann kann er mit der Gruppe z. B. noch einmal über die Definitionen diskutieren oder gar einen Methodenwechsel wagen und die Teilnehmer gegenseitig das gerade Erlerne austauschen lassen. Auch hier werden Grundregeln gerne mit Füßen getreten. Aber ich schweife ab.

Fazit ist die Taktung mit dem Publikum passt fast nie. Powerpoint und Co. geben dem Vortragenden auch zu wenig Möglichkeiten den Vortrag an die aktuelle Situation anzupassen. Man kann zwar einige Zusatzfolien mitbringen und weiterblättern oder springen aber was ist das für ein Aufwand in der Vorbereitung im Vergleich zu Tafel und Kreide bzw. Whiteboard und abwaschbarem Marker?

Einige IT oder Medienfirmen tendieren auch dazu aus der Präsentation eher einen Film zu machen. Hochglänzend, aufwändig, alles toll! Hier scheint alles im Fluß zu sein, das Publikum kann der Handlung folgen: Super! Nach dem Vortrag kommt die Ernüchterung: Schon mal hinterfragt, was da genau vermittelt wurde? Nach einem Tag erinnert man sich nur noch, dass da ein super Vortrag war. Welches Produkt oder welche Firma, keine Ahnung, weiß ich nicht mehr.

Ersatz für Präsentationssoftware

Ich rate wirklich zu Boardmarker und Whiteboard. Insbesondere komplexe Diagramme lassen sich so sehr Publikumsgerecht entwickeln. Bei kleineren Gruppen funktioniert auch ein Rohdiagramm auf DIN A3 gedruckt, was Stück für Stück per Stift ergänzt wird.

Die Geschwindigkeit eines Tafelanschriebs passt viel besser zur Verstehensgeschwindigkeit als ein Blättern und Warten mit Laptop und Beamer. Zeichnen und tippen am Computer funktioniert aber meiner Meinung nach zu umständlich. Auch irgendwelche Stifteingaben sind eher Mist, da das Medium haptisch nicht so toll ist wie Papier und zudem die Bildschirmauflösung immer noch unpassend ist. (Ausnahmen bilden da ggf. spezielle Medienräume. Das funktioniert heutzutage eher nur in der eigenen Firma. Der Nachbar hat eigene andere Technik .

Projektplanungssoftware oder Mindmap-Programme via Beamer sind oft auch nur in wirklich kleinen Gruppen sinnvoll anwendbar. Auch hier ist die Projektsonsfläche bzw. deren Auflösung oft zu klein. Bei einem Publikum, dass sich gerade erst mit dem Thema beschäftigt wirkt die Strukturierung eher ablenkend. Was jdoch sehr sinnvoll sein kann, ist das Entwickeln eines Vortrages mit einer einfachen Textverarbeitung.

Wenn keine Tafel zu Hand ist bzw. die Tafel oder Flipchart zu klein ist für das große Publikum, einfache eine Textverarbeitung a la Word oder OpenOffice Writer nehmen, die Ansicht auf 150% stellen und lostippen. Das meine ich nicht nur für ein Ideen entwickelndes Gespräch, sondern auch für einen Vortrag.

Die Zeit zur Erstellung und insbesondere “Verschönerung” einer Powerpoint-Präsentation sollte lieber dazu genutzt werden, anständige Rohzeichnungen und Aufzählungslisten zu gestelten, damit der sich entwickelnde Vortrag auch rund wird.

Wann doch Präsentationssoftware

Um bei dem Beispiel zu bleiben, in dem ein Diagramm entwickelt wird, so kann es durchaus Sinn ergeben, das fertige Diagramm als Präsentationsfolie mit zu haben. Sowohl als Absicherung im Fall, dass die Entwicklung an der Tafel zu schleppend voran ging und das Ergebnis gesichert werden soll, als auch zur Verankerung der Darstellung in den Projektunterlagen.

Sinnvoll finde ich auch gute Beispiele oder auch Animationen in der Tasche zu haben, die bei Bedarf als Illustration gezeigt werden können. Auch um dem Eindruck entgegenzuwirken, man hätte sich nicht vorbereitet. Wenn das Publikum solche Art der Präsentation nicht kennt, kann es Lebenswichtig sein ein vorbereitetes Endergebnis zu haben. Ein unmotivierter Haufen, der keine Ergebnisse zustande gebracht hat, wird immer versuchen dies den Vortragenden unterzuschieben.

Besteht das Publikum aus 300 Personen, die Zeit ist knapp und der Vortrag soll eher motivieren oder zeigen wie toll man ist, dann rate ich dazu sehr sehr wenige Folien zu nutzen. Also wirklich nur 4 Folien fur 30 Minuten. Die einfachste Möglichkeit auf diesen 4 Folien (selbst gemachte) 4 Fotos zu zeigen oder dediziert einen Ausschnitt der Arbeit zu zeigen. Etwa ein paar Aktivitäten aus einem der kompliziertesten oder wichtigsten Prozess. Daran soll das Publikum nichts verstehen, die 4 Folien zeigen nur einen Ausschnitt, so kann Kino im Kopf entstehen.

Fazit

Lieber die Zeit in die Planung und Einstudieren des Vortrags investieren als mit der Präsentationssoftware rumzuspielen. Wenn der Vortrag mehrere Aufgaben zu erfüllen hat, rate ich dazu sich auf das (Trainings-)Material konzentrieren und ggf. Ausschnitte in einen freien Vortrag einbauen. Ganz mutige zeichnen den Vortrag per Video oder Audio auf, dann bekommen auch die nicht Anwesenden was Sie benötigen, einen guten vollständig verständlichen Vortrag.