Dem Tod durch Bildschirmpräsentation von der Schippe springen

Es gibt einige Dinge die Gebetsmühlenartig in jeder Schulung vor Augen gehalten werden, an die sich aber dennoch niemand hält. Eine davon ist: Präsentationsfolien einfach und übersichtlich zu halten. Die Präsentation soll eine Geschichte erzählen, die Folie nur unterstützen: Bringen Sie Ihr Argument auf einen Punkt:

Zahl Präsentieren

62% aller von mir gesehenen PowerPoint-Folien enthalten mehr als 7 Zeilen im Durchschnitt Pro-Folie(*). Zack, auf den Punkt gebracht, so geht das! Steht zumindest in Präsentationsbüchern und -kursen.

Interessant ist doch die Frage, warum quetschen so viele Menschen Text auf Ihre Folien bis diese platzen? Da ich kein Freund einfacher Antworten bin und überlasse die üblichen Verdächtigungen an die Motivation und Kenntnisstand des Präsentierenden anderen.

Folien zur Präsentation eines Produkts, einer Abteilung oder eines Business-Plans halten sich meist an diese Gestaltungsregeln, sie sind kurz, knapp und prägnant. Die einfache Annahme, dass hier viel Zeit und Übung hineingesteckt werden kann und der Angesprochene dafür in seinem Bereich keine Zeit hat, stimmt nur zum Teil. So manche Produktpräsentation wurde in einer Nacht aus dem Boden gestampft und hat trotzdem keine 200 Worte pro Folie.

Folien zur Projektkommunikation, Training oder allgemein als Diskussionsgrundlage sind eher Wortreich. In Kardinalfällen ist es sogar so: Die Version 1.0 war schön kurz und knackig, die Version 12.0 vier Wochen später dann eher ein Buchstaben-reiches unergründliches Etwas. Derlei Präsentationen haben meiner Erkenntnis einen hybriden Charakter, sie sollen zur Präsentation aber auch als Arbeitsgrundlage dienen. Unter den vielen Worten auf den Folien leidet der Vortrag und oft sind die Worte zu knapp, um ohne erklärenden Text den Inhalt vollständig zu vermitteln. Ein guter Kompromiss zwischen Präsentations- und Dokument-Charakter wird selten getroffen.

Die Lösung des Dilemmas könnte in der Notizfunktion der Präsentationsprogramme liegen: Knappe Folie, ausführliche Notiz, so funktioniert es jedoch nicht. In einem Training oder Diskussion werden diverse Punkte detailliert besprochen und sollten an die Wand geworfen werden können. Die Notizfunktion dient ausgedruckt eher als Erklärung für das Gesagte.

Hier kommt mein Lösungsvorschlag: Jeder ausführlichen Folie eine Sprecherfolie voranstellen. Zuerst ausschließlich an den ausführlichen Folien arbeiten und in letzter Minute – wirklich ganz kurz vor dem Vortrag – das Ganze in Stichpunkten zusammenfassen:

Übersichtsfolie

Detailfolie

Auf dem Weg zur Version 2.0 sollten Diskussionen, Änderungen und Vorschläge grundsätzlich nur in die Detailfolien aufgenommen werden. Die Sprecherfolien sind vor derlei Änderungen großzügig zu löschen und müssen ggf. vor dem nächsten Vortrag neu angefertigt werden. Dies kann im Zug vor der nächsten Präsentation ohne viel Gehirnschmalz oder durch ein PMO erfolgen.

Es ist wie immer die Erstellung ist nicht das Problem, die Wartung bringt einen um. Präsentationen verändern sich in Projekten, meist werden sie dadurch inhaltlich reifer, jedoch von der Darstellung problematischer. Das Prinzip die Sprecherfolien zu erneuern, hilft die Struktur Wiederzugewinnen und ist wesentlich Zeitschonender als das andauernde zurechtbiegen einer feingranularer werdenden Präsentation, so dass diese wieder Vortragbar ist.

Je nach Anwendungsfall werden zum Vortrag die Detailfolien ausgeblendet oder zügig übersprungen. Der Vortragende schweigt zu den Detailfolien und redet nur zu den Sprecherfolien. Ein einbinden der Detailfolien in den Vortrag wäre eine Dummheit und ein Rückfall in das alte Schema. In einer ad hoc Diskussion können und sollen die Detailfolien ihre guten Dienste erweisen.

Das Wichtigste ist sich über den Einsatzzweck der Präsentation im Klaren zu sein und die einem zur Verfügung stehenden Werkzeuge sinnvoll einzusetzen. Bei einem Vortrag sollen weder der Vortragende noch das Publikum lesen. Mit obigem Prinzip funktioniert das auch mitten im Projektgeschäft und ohne viel Zeit zum üben des Vortrags. Nicht vergessen die Detailfolien als Notizzettel auf Pappkärtchen auszudrucken, so viel Zeit muss sein.

(*) 62% habe ich mir gerade ausgedacht, aber die Zahl wird in Euren Köpfen bleiben 🙂

Ein Gedanke zu „Dem Tod durch Bildschirmpräsentation von der Schippe springen

  1. Sigma

    Ein paar sehr schöne Standpunkte zu Folien. Ich kann dem Autir da nur zustimmen, altet alles übersichtlich und der Vortrag sollte die Zuhörer überzeugen.

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