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Gute Projektmitarbeiter, schlechte Projektmitarbeiter

Zu Anfang meiner beruflichen Laufbahn herrschte eine der IT-Blasen. Personalvermittler telefonierten die Büros der wissenschaftlichen Mitarbeiter an der Universität ab. Freunde und Bekannte versuchten sich die Anwerbeprämien zu verdienen, in dem Sie geradezu verzweifelt ihren Bekanntenkreis nach Informatikern absuchten. Unter den reichlichen Anfragen war auch ein großer Elektronikkonzern. Dessen Personalabteilung sehr selbstbewusst ein Einstiegsgehalt offerierte, das nicht viel über dem Gehalt des öffentlichen Dienstes lag. Als Begründung führte man diverse Punkte an; im Übrigen könne man die Arbeit als wissenschaftlicher Mitarbeiter nicht als Berufserfahrung anrechnen. Mit dieser Meinung lagen sie so falsch.

In einer Projektarbeit oder einem Seminar teilt sich die Studierenschaft grob in zwei Teile: Weiterlesen

Gehört nicht in den Projekt Report

Trainingsanbieter werben zur Zeit ganz gerne mit „10 Tipps wie Ihr nächstes Projekt funktioniert“ oder „Die Top 5 des Projekterfolgs“. Die Tipps sind immer sehr oberflächlich und referenzieren vor allem auf das Training. Die „5 Tipps warum ein Projekt in schweres Fahrwasser kommt und Sie Schwierigkeiten haben dies dem Projekt-Sponsor mitzuteilen“ fehlen. Hier mein Versuch:

  1. Die Organisation des Projekt-Sponsors oder er selbst haben Teile der Pläne ohne Erfahrung knapp bemessen oder bewusst geschönt, z.B. um einen ROI von 2 Jahren zu rechnen. Da wird es schwer die Budget- oder Zeitüberschreitungen zu kommunizieren. Gut wenn es da einen Plan B gibt, d.h. der Projekt-Sponsor besorgt auch noch das Budget für den fehlenden Teil. Das kann recht einfach sein, wenn die Organisation den ROI nur im Business Case rechnet, danach aber nie wieder betrachtet. Berufseinsteiger werden sicherlich denken „Gibt es solche Organisationen?“; die Antwort ist „Ja, sogar öfter als man denkt!“.
  2. Der Projekt-Sponsor hat das Projekt nur unter-geschoben bekommen. Gerade „strategische“ Projekte suchen oftmals einen Dummen der diese umsetzt. Das sind meistens Projekte, die in Kooperation von Managementberatungen und Geschäftsführungen definiert werden, ohne die Fachabteilung geeignet abzuholen.  Für diese Art von Projekten wird gerne ein externer Projektleiter eingesetzt und der hat seine liebe Mühe herauszufinden, dass niemand am Erfolg interessiert ist. Zumindest solange bis sich wieder jemand von der Geschäftsleitung daran erinnert.
  3. Eine große Anzahl der Projektteilnehmer sind gegen das Projekt, weil sie zum Beispiel eine bessere Aufgabe haben. Dabei werden diese sehr Janusköpfig auftreten, d.h. dem Projekt-Sponsor gegenüber in blumigen Worten ihr Engagement versichern, den Mangel an Arbeitsleistung auf andere Gründe schieben.
  4. Gerade im öffentlichen Dienst oder sehr bürokratischen Umgebungen kommt es oft vor, dass Projektteilnehmer keinerlei Vorteil vom Projekt haben. In Kardinalfällen sowohl inhaltlich als auch in Bezug auf ihre Position. Diese Projektmitarbeiter werden sogar auf den Projektsitzungen äußerst unmotiviert und ablehnend auftreten. Manchmal hat man auch Glück und trifft auf hoch motivierte, typischerweise junge Mitarbeiter.
  5. Die zugesagte Ressourcen arbeiten nicht für das Projekt sondern parallel in 5 anderen Projekten. Gerade in unstrukturierten Firmen werden am Jahresanfang viele Projekte aufgesetzt und Projektmitarbeiter zig-mal vergeben, da es kein PMO gibt, das auf Ressourcen planen kann.

Wie immer wird es eine Zeit brauchen, bis der Projektleiter überhaupt merkt woran es mangelt. Obige Fälle eignen sich jedoch nicht zur unvorbereiteten Diskussion mit dem Projekt-Sponsor. Hier muss man die Politische Bühne sehr sorgsam beachten und die richtige Ebene finden. Dazu eignen sich Lenkungsausschüsse, hier müssen eventuell im Vorfeld die problematischen Ebenen herauskomplimentiert werden. Die Zeit bis Vertrauen an der notwendigen Stelle aufgebaut wird, kann mit dem Einsatz eines zweiten Projektleiters genutzt werden. Dies zeigt zum einen ein hohes Interesse am Erfolg und eignet sich bestens, um vom Projektmanagement auf die widersprüchlichen Aussagen der Projektteilnehmer zu reagieren, in dem „Good guy, bad guy“ angewandt wird.

Ich möchte hier jedoch keinen zu positiven Eindruck vermitteln. Solche Projekte sind kein einfaches Pflaster und benötigen einen erfahrenen Projektmanager. Falls sie überhaupt zu einem positiven Ende führen.