Teil #5 aus Gründe warum Projekte scheitern
Projektmanagmentmethoden sind ein Baustein zum Gelingen von Projekten. Wie bereits mehrfach gesagt, die spezielle Methode halte ich nicht für das ausschlaggebende Moment in einem gescheiterten Projekt. Mindestens eine Projektmanagmentmethode sollte ein Projektleiter kennen, damit er einen Satz von Werkzeugen kennt, die er abgestuft einsetzen kann.
Gescheiterte Projekte werden gerne als Anlass genommen, eine fehlende oder die genutzte Projektmanagementmethode zu kommentieren. „Hättet ihr nur <Projektmethodik X> verwendet, wäre das Projekt ein Erfolg geworden.“ Dies kann ich höchstens als schwache Werbeaussage eines externen Projektleiters gelten lassen, denn es trifft wirklich nur auf Projekte zu, die von vorne bis hinten von Mitarbeitern des Typs Cowboy gemanagt wurden. Diese sind aber am aussterben.
Ich habe so eine Werbeaussage mal als Anlass genommen, ein gerade übernommenes kritisches Projekt mit einem externen Projektleiter am Flughafen zu besprechen. Dessen Argumentation war recht Blutleer, die Hauptrichtung war: Mit der Projektmethodik X hätten wir jetzt Dokument Y, das würde helfen. Ein durchaus vorhandenes Risk-Log, bei dem Risiken aufgrund persönlicher Auseinandersetzungen der Geschäftsführer zweier Lieferanten fehlten, wäre bei Anwendung der Projektmethodik X korrekt ausgefüllt worden, meinte der gute Herr. Das ist aber genau der Unsinn, der dort immer verbreitet wird. Methode ersetzt keine Erfahrung, aber sie hilft strukturiert und somit schnell(er) Erfahrung zu gewinnen.
In dem Fall hatten sich die Geschäftsführer erst zur Projektlaufzeit zerstritten und bis dato immer gut und pünktlich zusammen geliefert. Selbst wenn dieses Risiko im Risk-Log gewesen wäre hätte es ein „niedrig“ bekommen. Das Problem lag woanders: Es gab keinen (sinnvollen) Vertrag mit beiden Parteien. Ein Risiko, das nur allzu bekannt war und zu Projektbeginn eine unangenehme aber machbare Kommunikation bedeutet hätte.
Wichtig an dem Thema Projektmanagementmethode ist mir, dass alle Arbeitsweisen und Werkzeuge zur Organisation, Management und Steuerung von Projekten bekannt sind. Diese müssen nach dem Prinzip „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“ Anwendung finden. Hier wird es heikel. Denn hier treffe ich selten das gesunde Mittelmaß an. Entweder wird von einem PMO mit hoher Bürokratie alles ausgefüllt oder fast alles weggelassen „braucht man ja eh nicht“.
Wir Menschen lassen oft unangenehme Dinge weg und wir ignorieren bis dato niemals eingetretene Risiken gerne. Eine rechtzeitige Kommunikation führt jedoch fast nie zu Missstimmung sondern hie und da mal zu einem „man der nimmt es aber genau“ und beim Thema Risiko ist mathematisch klar, dass es dumm ist Risiken mit geringer Eintrittswahrscheinlichkeit mit hohem Schadensausmaß nicht zu berücksichtigen.
An kleinen Kampagnenartigen Projekten kann ein Anfänger sehr gut lernen, welche Elemente der Methode nun wirklich wichtig sind. Vor allem, wenn etwas mal nur leicht schief geht. Ein Daily-Log hört sich nach überflüssiger Dokumentation an, schließlich wissen hier alle was sie tun. Wenn zum Schluss etwas fehlt und das Team der Meinung ist: „Aber wir hatten, doch…“ kann ein Daily-Log sich plötzlich als Nützlich erweisen.
Ein Problem mit zwei konkurrierenden Projektmanagmentmethoden ist mir bis dato noch nicht untergekommen, ein Projektleiter der eine Methode beherrscht, kann sich sehr leicht auf eine zweite im Projekt vorgegebene Methode einstellen.
Gutes formales Wissen einer Methode wird helfen, bei abgeleiteten Kunden- oder Branchenüblichen Vorgehensweisen die potentiellen Defizite zu finden. Auch ist es sehr schön unter diesem Aspekt mal einen sehr erfahrenen Projektleiter zuzuschauen. Er wird üblicherweise alle Bereiche abdecken, eventuell mit einer anderen Sichtweise oder Methodik.
Was tun?
- Die Projektmanagementmethodik hilft selber einzuschätzen was hilfreich ist und was Schreibaufwand ist. Zur Beurteilung des Aufwands, die Methode zu bedienen, unbedingt die benötigte Zeit stoppen. Oftmals wird der Zeitaufwand weit überbewertet. Das Problem ist machen und dran-bleiben auch wenn es mal später geworden ist.
- Nicht schrecken lassen und die Projektbeteiligen auffordern ihren Teil zur Steuerung beizutragen. Dazu ruhig mal erfahrene Projektmanager befragen.
- Es gibt sie noch, Projektmanager ohne Methode aber mit viel Talent und Engagement. Von deren Kommunikationsfähigkeit und Netzwerk im Unternehmen kann man auf jeden Fall lernen. Deren Erfolg zeigt auch, dass die meisten Projekte ganz harmlos sind bzw. dass in vielen Organisationen anpacken angesagt ist, wenn es mal danebengegangen ist. Beim Projekterfolg in Zahlen sollte man diese aber überholen können. Also ran an die Methode.