Sich die Arbeit zu organisieren ist eine erstaunlich individuelle Sache. Seit fast drei Jahren nutze ich mein aktuelles System. Es basiert auf den typischen Zutaten Rund um das Konzept von David Allen: Wie ich die Dinge geregelt kriege (Getting Things Done, GTD). David Allen zeigt in seinem Buch eine Selbstmanagement-Methode auf, die hilft Übersicht zu behalten und den Kopf zu leeren, in dem alle Eingangskörbe geleert werden.
Die Methode ist so simpel, dass man nur die ersten Seiten seines (trotzdem empfehlenswerten) Buchs lesen muss. Eigentlich reicht aber auch der Wikipedia-Artikel Getting Things Done, um die wichtigsten Elemente zu verstehen. Außerdem scheint mir David Allen ein Papier-basierter Mensch zu sein. Wenn mir jemand ein Stück Papier in die Hand gibt frage ich im Regelfall nach der digitalen Variante.
Eine schöne Zusammenfassung dieser Art von Selbstmanagement ist Zen to done. 50 Seiten kurz, Deutsch und kostenfrei. Als Einstieg sehr geeignet. Vor allem weil es eine Vorgehensweise zur Einführung des Systems enthält, die nicht so drastisch ist, wie die des Originals.
Falls Ihr zu denen gehören wollt die angesprochen werden, wie es denn kommt, dass Ihr zeitgerecht auf E-Mails reagiert obwohl gerade die Welt um Euch zusammenbricht, kann ich nur Inbox Zero von Merlin Mann empfehlen. Das Prinzip ist super simpel. Erfordert in den ersten Tagen viel Mut und Überwindung, dann funktioniert es.
Meine E-Mail-Order-Struktur ist:
+-00_todo (Tagesgeschäft)
+-10_wiedervorlage (zu kontrollierende Kommunikation)
+-50_regelbasiert (per E-Mail-Filter gefütterter Eingangskorb)
+-99_archiv (Ablage aller E-Mails keine Unterordner!)
nur in ganz seltenen Fällen, bei ganz konkreten Sammel-Aktionen oder ähnlich kommt noch ein weiterer Ordner temporär hinzu.
Eine ganz wichtige Bitte, auch wenn Ihr Euch die Elemente dieser Methoden raus-picken sollt. Beherzigt die Anregung sich am Anfang nicht mit technischen Gadgets zu beschäftigen. Ein Zettel reicht aus.
Falls Ihr diese Art von Selbstmanagement erfolgreich umgesetzt habt, bleibt noch eine Frage: In vielen Firmen, Behörden, etc. gilt es als Schick Abgabetermine zu reißen, spät oder gar nicht zu reagieren oder eine Riesen-Müllhalde auf dem Schreibstich zu pflegen. Die Frage wie damit umzugehen ist nicht ganz einfach. Ich rate zu Selbstvertrauen, gegebenenfalls offensiv nach dem Motto „Getting Things Done“ zu werben. Aber könnte auch verstehen, wenn Ihr ähnlich der Dekoration im Möbelhaus immer einige Stapel verstaubten Papiers auf dem Schreibtisch lagert 🙂
