Projekte scheitern an nichtssagendem Papier

Teil #3 aus Gründe warum Projekte scheitern

Ein in der Literatur gerne diskutierter Punkt ist, dass Projekte scheitern weil sie zu bürokratisch sind und zu viel Papier produzieren. Es ist schon sehr ärgerlich sich durch Dokumentenberge zu kämpfen, die jeweils mit 4 Seiten Impressum, Glossar, Historie und Dokumentssteuerung beginnen und auf den weiteren Seiten auch nur allgemeines Blahfasel enthalten. Das Problem sind hier nicht die Mengen an Papier, sondern meist liegt die Ursache am Umgang mit dem Thema Verantwortung. Es gibt Konstellationen da sind die Teil-Projektleiter Techniker und der Projektleiter eine Art Aufpasser. Demnach muss der Projektleiter nur für seine Existenzberechtigung sorgen, vom Projektgeschehen hat er keine Ahnung. Also kann nur unnützes Zeugs herauskommen. De facto lenkt jedoch niemand das Projekt in die richtige Richtung.

Falls ich zu ähnlichen Schieflagen gerufen wurde, war interessant, dass ein Teil der Projektdokumentation brauchbar war. Zum Beispiel ein externer Projektleiter, der die Verantwortung für das Projekt zugewiesen bekommen hatte, aber nichts zu sagen hatte, führte das Risk Log sehr sorgsam und auch die Besprechungsprotokolle waren schön ausführlich.

Ich habe noch nie ein Projekt in Schieflage gesehen weil zu viel Bürokratie getrieben werden musste. Bürokratie im Projekt ist Unsinn und alle Projektmanagementmethoden die ich kenne verweisen darauf, dass Dokumente durchaus knapp gefasst sein dürfen bzw. auf Details verlinken sollten. Vielfach ist es eine nicht geregelte Verantwortung, selten unerfahrene Projektleiter, die Papierwüsten entstehen lassen.

Das erinnert mich an eine junge Projektleiterin, die aus dem öffentlichen Dienst kam. Am Tag an dem ich mich um dieses Projekt kümmern sollte bekam ich von ihr 200 Seiten Papier in die Hand gedrückt. Es war der aktuelle PM-Standard der Firma. Alles ausgefüllt, fachliche Detailpläne waren enthalten und so aktuell, dass mein Name schon in der Projektorganisation eingetragen war. Okay, 50 Seiten wären auch ausreichend gewesen, ich war schneller auf dem aktuellen Stand als bei manchem anderen Projekt, also was soll’s.

Es ist mir ein Geheimnis warum alle Welt dazu neigt konsistente Strukturen aufzubauen. Es finden sich Aussagen der Güteklasse „Die Entwickler entwickelten diese Woche und zwar Programmcode“ und bilden 60% aller Information, nutzbar sind 40%. Warum traut sich keiner diesen unnützen Kram mal wegzulassen?

Es ist aber durchaus in schlechten Projekten üblich mal das Nachverfolgen des Projektplans links liegen zu lassen. Das Projekt-Borad interessiert es meist nicht. Braucht ja eh keiner ist nur Bürokratie. Nein, das ist kleinteilige Arbeit. Am Ende von 90% „Alles-im-Plan“-Telefonaten stehen 10% Telefonate mit wichtigen Erkenntnissen: Schnittstellen fehlen, Lieferanten liefern nicht, etc. Das ist zwar genauso langwierig wie aufgeblähte Wochenreports zu bedienen hat aber einen echten Mehrwert.

Wie lässt sich so etwas verhindern?

Ich kann jedem Projektleiter nur raten, seiner Ausbildung zu folgen: Einfach mal die sinnfreien Sachen weglassen und auf die Kerndokumente konzentrieren, dazu dann eine kurze Präsentation und das Projekt wird erfreut sein.

Tipps:

  • Ich bin ja durchaus ein Freund von Versuch macht klug, deshalb würde ich das verkleinern der Projektdokumentation aus das wesentliche kurz mit der Projektleitung diskutieren. Hat bei mir noch nie geklappt „Diesen Information könnte man doch mal brauchen“ ist die Antwort. Am grünen Tisch bekommt man keine sinnlose Projektdokumentation kleiner. Deshalb kurz ansprechen, dann ich eben auf das Wichtige konzentrieren und den Rest das PMO einsammeln lassen.
  • Sich wirklich die Zeit nehmen und mit den Erstellern der Information, hinsetzen, hinterfragen und Verbesserungsvorschläge machen. Gerade wenn dies zu Anfang strickt durchgezogen wird und eine pragmatische Dokumentation entsteht, wird sich dies im Projekt halten. Dazu täglich beginnen und selbst wenn zum Schluss immer noch alles super läuft nicht vergessen einmal die Woche hingehen und sich für die brauchbare Information bedanken. Auch wenn man aus Ostwestfalen kommt 🙂

Ein Gedanke zu „Projekte scheitern an nichtssagendem Papier“

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